提高工作效率的時間管理方法
文:羅源2013年第六期
對于創(chuàng)業(yè)企業(yè)而言,有兩樣資源是最缺乏的,一是金錢,二是時間。只要項目好,金錢可以用投資人的支票解決,但每天 24個小時是無法擴容的稀缺資源。對于人數(shù)有限的創(chuàng)業(yè)企業(yè)而言,除了讓團隊加班之外還有什么辦法能夠完成山一般的工作呢?在此我們分享一種能夠提高工作效率的時間管理方法。
首先,進行時間規(guī)劃
思考以下問題:
你每日、每周慣常的工作時間?
哪些時間被無法拒絕的項目占據(jù),比如例會?
你在哪些時間段工作效率最高?
你是否存在特定的效率低下時間,比如周一?
哪些工作是要在固定的時間段之內完成的?
以上幾點是你在進行時間規(guī)劃時必須考慮的因素。依自己的工作時間繪制時間表格,將無法協(xié)調時間的活動(比如例會、午飯)填入表格,優(yōu)先安排需要在特定時間完成的工作,之后再根據(jù)自己的情況將表格的每一塊空白填滿。把工作安排在效率最高的時間段,低效的時間安排給聯(lián)絡交際或是閱讀行業(yè)新聞,諸如此類等等,以下是一張樣表:
然后,執(zhí)行時間規(guī)劃
時間規(guī)劃的價值要通過執(zhí)行才能體現(xiàn),而執(zhí)行的第一步便是嚴格捍衛(wèi)自己的時間安排。有科學實驗證明,當一個人從某種專注中被打斷后,平均需要花費15分鐘才能恢復之前的工作狀態(tài)。你也許不能阻止所有的外界干擾,但盡量讓自己的時間跟著規(guī)劃走。以上表格的時間安排為例,當有人問你下午2點到3點是否有時間,你就應該回答“對不起,大概要等到5點以后”。
貫徹執(zhí)行時間規(guī)劃的理想方式是讓整個團隊一起建立時間規(guī)劃。把你的時間表對外公布,讓大家根據(jù)相互的時間安排制定工作計劃。因為每個人的時間表都建立在最大化自己工作效率的基礎上,通過比對每個人的時間表,管理者甚至可以制定出最合適的例會時間。
一個人一時之間很難確切地知道自己何時效率高何時效率低,所以最初制作的時間規(guī)劃可以在日常工作生活中慢慢調整。調整時間規(guī)劃時需要遵循一個原則:最大化你的高效工作時間。慢慢地你會發(fā)現(xiàn),自己在相同的時間段內完成了更多的工作。
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